العقود الرقمية خلال الأزمة الحالية
بالنسبة لأي شركة ، قيمة الأعمال الأساسية تأتي من الأشخاص المشاركين في هذا العمل: العملاء والبائعون والموظفون والمساهمون والموظفون التشغيليون الأساسيون لديك. أصحاب المصلحة يشكلون ركائز عملك.
بقدر ضرورة وجود أصحاب المصلحة ، فإن التحقق من ذلك الوجود له نفس الأهمية ؛ هذا هو المكان الذي تلعب فيه العقود دورًا مهمًا لتحديد وتأكيد العلاقة بين الشركة وأصحاب المصلحة المعنيين لفترة معينة من الزمن. بدون عقود ، لا يتم تحديد توقعات جميع الأطراف المعنية ، وتغيب الحماية من انتهاك الشروط المتفق عليها ، ولا تقتصر الأسعار على الخدمات المقدمة. لا توجد مساءلة ، ولا دليل على إجراءات العمل وما إلى ذلك.
قبل شرح ما هي العقود الرقمية ، دعنا أولاً نحدد الحاجة للعقود وعيوب عدم وجودها:
ضرورة العقود:
توفير ملجأ عند توتر العلاقة
في الحالة التي يريد أي من الطرفين تحرير نفسه من المشروع ، يجب أن ينص العقد على حلول بديلة لمنع الطرف المتضرر من تكبد خسائر فادحة. وهذا لا يحمي تطور المشروع فحسب ، بل يحافظ أيضًا على العلاقة بين هذه الأطراف آمنة من عدم الثقة في المشاريع المستقبلية.
تأمين اتفاق مالي
يضمن العقد أن يتم الدفع لمقدم الخدمة في الوقت المحدد وأن يخضع مستلم الخدمة للمساءلة في حالة تأخر المدفوعات. بالنسبة للمشاريع الكبيرة، تكون الدفعات لكل مرحلة إنجاز أكثر كفاءة لكل من مقدم الخدمة والمستلم، ذلك يساعد في تتبع المشروع وطلب التعديلات بعد كل مرحلة بدلا من تكدسها في نهاية المشروع.
تحديد المسؤوليات
تحديد صلاحيات كل طرف والموافقة عليها من خلال المسؤوليات الموضحة في العقد. أي إجراء يحتاجه كل طرف للوصول إلى هدف المشروع يذكر في العقد لتجنب لعبة اللوم.
تحديد إطار زمني للمهام
خاصة في مشروع معقد، تعتمد العديد من المهام على إتمام مهام أخرى. إن تحديد الإطار الزمني الذي يتم فيه إتمام كل مهمة يضمن مستوى إنتاجي فعال للوصول إلى تاريخ تسليم المشروع بدون تأخير.
حماية الأطراف المعنية
العقد يحدد بوضوح المهام المتفق عليها و يلزم بإتمام تلك المهام بنجاح في الإطار الزمني المحدد. ولا يؤدي ذلك إلى زيادة احتمالات النجاح فحسب ، بل يجعل عملية التنفيذ أسهل على جميع الأطراف. في ظروف مثل اختيار العميل لوكالة أخرى في منتصف المشروع ، أو عندما يكون أداء مقدم الخدمة ضعيفًا في مشروع معين، فإن جميع الأطراف بما في ذلك البائع محمي بموجب البنود المحددة المتفق عليها في العقد.
تحديد نطاق العمل
يتم وصف العمل الذي يتعين القيام به بالتفصيل إلى جانب معلومات مهمة مثل تواريخ الاستحقاق والتكاليف. المعالم ، والجداول الزمنية العامة ، والظروف التي بموجبها يمكن إنهاء العقد (أو بند معين في العقد) وكذلك شروط عدم الإفشاء. عادة ما يتم التفاوض على هذه الشروط مسبقًا وكتابتها في العقد ليتم التوقيع عليها بالاتفاق على تلك الشروط.
تعني العقود المكتوبة ببساطة أن الجميع يعرف ما يفترض عليهم القيام به ويجعل من السهل حل النزاعات.
العقود و الحجر الصحي
إذا كان هناك شيء واحد يجب ذكره ، فهو أن الحجر الصحي المفروض لتجنب انتشار فيروس كورونا قد أدى إلى تغيير جذري في الطريقة التي تتعامل بها الشركات الآن. أجبر الحجر الصحي الشركات على إيجاد طرق فريدة للتعامل مع العديد من العمليات التي تتطلب تفاعلًا بشريًا دون اتصال مباشر بالأشخاص.
وهذا يعني إجراء الاجتماعات رقميًا ، وإدارة المشاريع والعمل الجماعي رقميًا ، والعمل من المنزل على منصة رقمية ، وتوقيع العقود رقميًا. مع ظهور العولمة والتقنيات المبتكرة ، أصبحت العقود الإلكترونية من بين المعاملات الإلكترونية الأكثر شعبية.
من خلال منظور "الحجر الصحي" وبشكل عام ، تصف النقاط التالية المشكلات المتعلقة بالعقود المادية:
- يتعين على الأطراف تخصيص مكان للاجتماع وتوقيع العقود.
- يصبح توقيع العقود صعبًا عندما تكون الأطراف المعنية متباعدة على بعد آلاف الكيلومترات.
- إذا لم يتمكن الطرفان من الاجتماع فعليًا ، فسيتعين عليهما إرسال العقود عبر البريد الإلكتروني (أو وسيلة أخرى) ، وتنزيلها وطباعتها وتوقيعها ومسحها ضوئيًا وتحميلها ، وأخيرًا إعادة إرسالها. سيتم إجراء سير عمل مماثل بين جميع الأطراف المعنية.
- تصبح العملية المذكورة أعلاه طويلة ومربكة عندما يشارك أكثر من طرفين في عقد واحد.
- من الصعب تتبع النسخة الإلكترونية الموقعة (والورقية المطبوعة) بين مجموعة من المستندات.
العقود الإلكترونية - حل مطلق
العقود الإلكترونية ، هي عقود يتم تشكيلها عبر الإنترنت. المطورون يبنون وسائط مبرمجة للتعرف على تشكيل العقد. Yakeen هو أحد هذه المنتجات من قبل Elm والتي يمكن دمجها في البرنامج المخصص لتوقيع العقد.
تهدف Yakeen إلى السماح بالشفافية والثقة بين كيانين أو أكثر أثناء المعاملات التجارية. يسمح للكيانات بالتحقق من بيانات الأشخاص مثل العملاء والزوار والموظفين والمتقدمين. تطابق بيانات الشخص على Yakeen البيانات التي يتم تحديثها بانتظام من السجلات الرسمية مما يقلل بشكل كبير من فرصة المعاملات الاحتيالية. ولديه القدرة على التحقق الفوري من السجل الرسمي للمستخدم (أو الوجود الرسمي للبيانات الصحيحة) عند إدخال تفاصيل مثل بطاقة الهوية الوطنية (لأن هذه المعرّفات فريدة لكل شخص).
في برنامج مصمم للتعاقد ، فإن دمج Yakeen كإجراء للتحقق من الصحة يتجاهل مخاوف إثبات هوية الكيانات.
الفوائد التي يمكن أن يوفرها العقد الإلكتروني كثيرة:
أكثر أمان
لا يمكن الكشف عن التوقيعات على العقد و لا تكون متاحة لأطراف خارج العقد. جميع المعلومات خاصة وآمنة من الوصول غير المصرح به.
تكلفة المعاملات منخفضة
توفير الوقت
تجنب الأخطاء
سهولة الاستعمال
الخلاصة
سيكون دمج نظام العقد الإلكتروني في عملك مفيدًا ليس فقط خلال الوباء الحالي ولكن أيضًا في الفترة اللاحقة. لقد غير الحجر الصحي طريقة معالجة الشركات وسيظل هذا التغيير حتى بعد انتهاء هذه الفترة العصيبة. ستتكيف الشركات مع تقنيات التشغيل مثل أنظمة العقد الإلكتروني بعيدًا عن وضع البقاء.
إذا قرر عدد كافٍ من الشركات استخدام العقود الإلكترونية ، فسيُطلب منك في النهاية تغيير نموذج عملك للتكيف مع هذه المتطلبات أيضًا. أفضل الآن من وقت لاحق!
هل أنت مهتم بدمج نظام العقد الإلكتروني؟ املأ النموذج أدناه لحجز استشارة!
